Datenschutz beim medizinischen Schreibservice – worauf Praxen wirklich achten sollten

Medizinische Dokumentation auslagern – aber Patientendaten sicher schützen

Arztbriefe, Befundberichte, Gutachten und medizinische Diktate enthalten hochsensible Informationen.
Namen, Diagnosen, Untersuchungsergebnisse, Therapien und weitere Angaben zur Gesundheit eines Menschen
gehören zu den besonders schützenswerten personenbezogenen Daten.

Wenn eine Arztpraxis, ein Medizinisches Versorgungszentrum oder eine Klinik Schreibarbeiten an einen
externen Dienstleister überträgt, steht deshalb neben Qualität und Bearbeitungsgeschwindigkeit vor allem
eine Frage im Mittelpunkt: Wie werden die Patientendaten geschützt?

Ein professioneller

medizinischer Schreibservice

muss mit diesen Anforderungen vertraut sein. Datenschutz darf dabei nicht erst berücksichtigt werden,
wenn ein Problem entsteht. Er muss bereits bei der Auswahl des Dienstleisters, der Übertragung von
Diktaten, der Bearbeitung der Dokumente und der anschließenden Löschung beziehungsweise Rückgabe von
Daten Bestandteil des gesamten Arbeitsprozesses sein.

Für Praxen bedeutet das jedoch nicht, dass die Auslagerung medizinischer Schreibarbeiten grundsätzlich
kompliziert oder problematisch ist. Entscheidend ist vielmehr, dass klare Prozesse existieren und die
Zusammenarbeit technisch, organisatorisch und vertraglich sauber geregelt wird.

In diesem Beitrag zeigen wir, worauf Arztpraxen und medizinische Einrichtungen bei einem externen
Schreibservice achten sollten.

Warum Gesundheitsdaten besonders geschützt sind

Personenbezogene Daten umfassen grundsätzlich Informationen, mit denen eine natürliche Person direkt
oder indirekt identifiziert werden kann.

Im medizinischen Bereich kommen besonders sensible Informationen hinzu. Dazu gehören beispielsweise:

• Diagnosen
• Untersuchungsergebnisse
• Laborwerte
• Befunde
• Medikationsdaten
• Informationen über Behandlungen
• Operationsberichte
• psychische und körperliche Erkrankungen
• Angaben zur Krankengeschichte

Gesundheitsdaten zählen nach der Datenschutz-Grundverordnung zu den besonderen Kategorien
personenbezogener Daten. Für ihre Verarbeitung gelten deshalb erhöhte Anforderungen.

Weiterführende Informationen zum Datenschutz in Arztpraxen stellt die

Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV)

zur Verfügung.

Das ist nachvollziehbar: Ein unbefugter Zugriff auf einen Arztbrief kann wesentlich schwerwiegendere
Folgen haben als der Verlust vieler gewöhnlicher Geschäftsdaten.

Deshalb müssen medizinische Einrichtungen sowohl bei der internen Verarbeitung als auch bei der
Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern besonders sorgfältig vorgehen.

Darf eine Arztpraxis medizinische Schreibarbeiten überhaupt auslagern?

Grundsätzlich können Praxen externe Dienstleister für bestimmte Datenverarbeitungen einsetzen.

Entscheidend ist, dass die gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden und klar geregelt ist,
wer welche Daten zu welchem Zweck verarbeitet.

Die Kassenärztliche Bundesvereinigung weist darauf hin, dass bei externen Dienstleistern, die auf
Patienten- oder Mitarbeiterdaten zugreifen können, entsprechende Anforderungen an die
Auftragsverarbeitung zu beachten sind.

Für eine Arztpraxis bedeutet das: Die Verantwortung für den Datenschutz verschwindet nicht dadurch,
dass eine Aufgabe ausgelagert wird.

Die Praxis muss deshalb prüfen, ob der beauftragte Dienstleister die datenschutzrechtlichen Anforderungen
einhält.

Ein professioneller Schreibservice sollte nicht nur erklären können, was er mit den Daten
macht, sondern auch wie diese geschützt werden.

Mehr darüber, wann eine Auslagerung organisatorisch sinnvoll sein kann, erfahren Sie in unserem Beitrag

„Schreibservice für MVZ – So entlasten Sie Ihr gesamtes Praxisteam“
.

Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung

Ein zentraler Baustein bei der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern ist häufig der Vertrag zur
Auftragsverarbeitung – kurz AV-Vertrag oder AVV.

Dieser regelt unter anderem:

• Gegenstand und Dauer der Verarbeitung
• Art und Zweck der Verarbeitung
• Art der personenbezogenen Daten
• Kategorien der betroffenen Personen
• Rechte und Pflichten des Auftraggebers
• Weisungsbefugnisse
• Vertraulichkeitsverpflichtungen
• technische und organisatorische Maßnahmen
• Umgang mit Datenschutzverletzungen
• Rückgabe oder Löschung von Daten

Für eine Praxis ist der AV-Vertrag deshalb wesentlich mehr als eine Formalität.

Er dokumentiert, unter welchen Bedingungen ein externer Dienstleister personenbezogene Daten verarbeitet
und welche Sicherheitsmaßnahmen vereinbart wurden.

Ausführliche Informationen hierzu finden Praxen auch in den

Hinweisen von KBV und Bundesärztekammer zu Schweigepflicht, Datenschutz und Datenverarbeitung
.

Technische und organisatorische Maßnahmen

Im Datenschutz wird häufig von sogenannten technischen und organisatorischen Maßnahmen,
kurz TOM, gesprochen.

Damit sind Maßnahmen gemeint, die verhindern sollen, dass personenbezogene Daten verloren gehen,
verändert werden oder unbefugten Personen zugänglich werden.

Bei einem medizinischen Schreibservice können dazu beispielsweise gehören:

• verschlüsselte Datenübertragung
• geschützte Benutzerkonten
• sichere Passwörter
• geregelte Zugriffsrechte
• automatische Bildschirmsperren
• aktuelle Betriebssysteme und Sicherheitssoftware
• geregelte Datensicherung
• dokumentierte Löschprozesse
• Vertraulichkeitsverpflichtungen der Mitarbeitenden
• klare interne Zuständigkeiten

Wichtig ist dabei, Datenschutz nicht auf einzelne technische Maßnahmen zu reduzieren.

Eine verschlüsselte Übertragung allein macht einen Prozess noch nicht automatisch sicher. Entscheidend
ist das Zusammenspiel aus Technik, Organisation und klaren Verantwortlichkeiten.

Weitere Informationen zu den Anforderungen an die IT-Sicherheit in Arztpraxen bietet die

KBV unter „IT-Sicherheit“
.

Sichere Übertragung von Diktaten und Dokumenten

Die Datenübertragung gehört zu den wichtigsten Punkten bei einem medizinischen Schreibservice.

In der Praxis werden beispielsweise Diktate, Dokumentvorlagen oder vorhandene Arztbriefe zwischen Praxis
und Dienstleister ausgetauscht.

Solche Daten sollten nicht unkontrolliert über beliebige Kommunikationswege verschickt werden.

Stattdessen sollte vor Beginn der Zusammenarbeit festgelegt werden:

• Welche Daten werden übertragen?
• Über welches System erfolgt die Übertragung?
• Ist die Übertragung verschlüsselt?
• Wer besitzt Zugriff?
• Wie werden Zugangsdaten geschützt?
• Wie lange stehen die Daten zur Verfügung?
• Wann werden sie gelöscht?

Je klarer diese Fragen geregelt sind, desto geringer ist das Risiko von Fehlern oder Missverständnissen.

Gerade bei regelmäßigem Datenaustausch ist ein standardisierter Prozess sinnvoller als wechselnde
Übertragungswege.

Wie digitale Dokumentationsprozesse im Praxisalltag grundsätzlich organisiert werden können, zeigen wir
auch im Beitrag

„Arztbriefe digital erstellen – So sparen Praxen täglich wertvolle Zeit“
.

Zugriffsrechte: Nicht jeder benötigt Zugriff auf alles

Ein wichtiger Grundsatz der Datensicherheit besteht darin, Zugriffsrechte möglichst eng zu begrenzen.

Auch innerhalb eines Schreibservices sollte deshalb nicht automatisch jeder Mitarbeiter Zugriff auf
sämtliche Kundendaten erhalten.

Sinnvoll sind beispielsweise individuelle Benutzerkonten und klar definierte Berechtigungen.

Mitarbeitende sollten grundsätzlich nur auf die Daten zugreifen können, die sie zur Bearbeitung ihrer
jeweiligen Aufgaben benötigen.

Dieses Berechtigungsprinzip reduziert Risiken erheblich.

Für eine Praxis lohnt sich deshalb die Frage:
Wer kann beim Dienstleister tatsächlich auf unsere Patientendaten zugreifen?

Ein professioneller Anbieter sollte diese Frage nachvollziehbar beantworten können.

Vertraulichkeit der Mitarbeitenden

Technische Sicherheit allein reicht nicht aus.

Menschen spielen beim Umgang mit sensiblen Daten eine ebenso wichtige Rolle.

Mitarbeitende eines medizinischen Schreibservices müssen daher für den vertraulichen Umgang mit
Patientendaten sensibilisiert und entsprechend verpflichtet werden.

Dazu gehören beispielsweise:

• Verschwiegenheit
• Datenschutzschulungen
• klare interne Arbeitsanweisungen
• sichere Arbeitsplätze
• Schutz vor Einsichtnahme durch Unbefugte

Gerade weil medizinische Schreibkräfte täglich mit Diagnosen, Befunden und persönlichen Angaben arbeiten,
muss Vertraulichkeit fest zum Arbeitsprozess gehören.

Wo werden die Daten gespeichert?

Eine weitere wichtige Frage betrifft den Speicherort.

Praxen sollten wissen, ob und wo Patientendaten gespeichert werden und welche Unternehmen gegebenenfalls
zusätzlich an der technischen Verarbeitung beteiligt sind.

Das betrifft beispielsweise:

• Server
• Cloud-Dienste
• Datensicherungen
• Übertragungsplattformen
• gegebenenfalls weitere technische Dienstleister

Entscheidend ist nicht allein der physische Standort eines Servers. Auch Vertragsbeziehungen,
Zugriffsmöglichkeiten und eingesetzte Unterauftragnehmer spielen eine Rolle.

Ein professioneller Dienstleister sollte deshalb transparent erklären können, welche Systeme für die
Verarbeitung eingesetzt werden.

Warum normale E-Mails problematisch sein können

Im Praxisalltag ist eine E-Mail schnell verschickt.

Bei medizinischen Dokumenten ist dieser einfache Weg jedoch nicht automatisch die beste Lösung.

Eine gewöhnliche unverschlüsselte E-Mail kann verschiedene Risiken mit sich bringen:

• falsche Empfängeradresse
• Weiterleitung an unbefugte Personen
• unsichere Mailserver
• Zugriff auf kompromittierte Postfächer
• Speicherung auf verschiedenen Systemen

Deshalb sollte für sensible Patientendaten eine geeignete sichere Übertragungsmethode eingesetzt werden.

Welche technische Lösung sinnvoll ist, hängt von den konkreten Prozessen der jeweiligen Einrichtung ab.

Entscheidend ist, dass die Übertragung nachvollziehbar, geschützt und verbindlich geregelt ist.

Datensparsamkeit: Nur so viele Daten wie tatsächlich nötig

Ein wichtiger Datenschutzgrundsatz lautet, nur die Daten zu verarbeiten, die für den jeweiligen Zweck
erforderlich sind.

Das lässt sich auch auf einen medizinischen Schreibservice übertragen.

Nicht jedes Dokument muss zwangsläufig sämtliche Patientendaten enthalten.

Je nach Arbeitsprozess kann geprüft werden, ob bestimmte Informationen überhaupt für die Schreibarbeit
erforderlich sind.

Dadurch lässt sich das Risiko zusätzlich reduzieren.

Was passiert nach der Bearbeitung?

Datenschutz endet nicht mit der Fertigstellung eines Arztbriefes.

Auch der Umgang mit den Daten nach Abschluss eines Auftrages muss geregelt sein.

Dabei stellen sich beispielsweise folgende Fragen:

• Wie lange bleiben Diktate gespeichert?
• Wann werden fertige Dokumente gelöscht?
• Existieren Sicherungskopien?
• Welche Daten müssen gegebenenfalls aufbewahrt werden?
• Was geschieht nach Beendigung der Zusammenarbeit?

Ein professionelles Löschkonzept sollte sowohl Datenschutzanforderungen als auch bestehende gesetzliche
Aufbewahrungsfristen berücksichtigen.

Datenschutzverletzungen: Ein klarer Prozess ist entscheidend

Trotz aller Sicherheitsmaßnahmen können Fehler niemals vollständig ausgeschlossen werden.

Ein Dokument könnte beispielsweise versehentlich an einen falschen Empfänger gesendet oder ein
Benutzerkonto kompromittiert werden.

Entscheidend ist dann, dass klare Prozesse vorhanden sind.

Ein professioneller Dienstleister sollte wissen:

• wie ein Vorfall intern gemeldet wird,
• wer verantwortlich ist,
• welche Informationen dokumentiert werden,
• wie der Auftraggeber informiert wird,
• welche Maßnahmen zur Begrenzung des Schadens erfolgen.

Für Praxen ist daher wichtig, bereits vor einem möglichen Vorfall zu wissen, wie ihr
Dienstleister reagieren würde.

Medizinischer Schreibservice und künstliche Intelligenz

Mit der zunehmenden Verbreitung generativer KI entsteht eine zusätzliche Datenschutzfrage.

Technisch ist es heute sehr einfach, ein medizinisches Diktat oder einen Arztbrief in ein KI-System zu
übertragen.

Datenschutzrechtlich ist das jedoch keineswegs automatisch zulässig.

Vor dem Einsatz eines KI-Dienstes muss insbesondere geklärt werden:

• Wer verarbeitet die Daten?
• Wo erfolgt die Verarbeitung?
• Werden Eingaben gespeichert?
• Werden Daten für andere Zwecke genutzt?
• Welche vertraglichen Regelungen gelten?
• Können personenbezogene Informationen anonymisiert werden?
• Werden weitere Unterauftragnehmer eingesetzt?

Gerade bei Gesundheitsdaten sollte niemals davon ausgegangen werden, dass ein beliebiges öffentlich
verfügbares KI-System automatisch für die Verarbeitung geeignet ist.

Datenschutz und Qualität gehören zusammen

Datenschutz wird häufig als rein rechtliche Angelegenheit wahrgenommen.

Im Arbeitsalltag ist er jedoch auch ein Qualitätsmerkmal.

Ein Anbieter, der klar dokumentierte Abläufe besitzt, Zugriffsrechte sauber organisiert und sichere
Übertragungswege nutzt, arbeitet in der Regel strukturierter.

Klare Prozesse reduzieren beispielsweise:

• Verwechslungen
• fehlende Dokumente
• unklare Zuständigkeiten
• unnötige Rückfragen
• falsch zugeordnete Dateien

Diese Fragen sollten Praxen einem Schreibservice stellen

1. Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?

Wenn personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet werden, sollte geklärt werden, wie die entsprechende
vertragliche Vereinbarung ausgestaltet ist.

2. Wie werden Daten übertragen?

Der Anbieter sollte erklären können, über welche Wege Diktate und Dokumente ausgetauscht werden.

3. Wer kann auf die Daten zugreifen?

Zugriffsrechte sollten nachvollziehbar geregelt und auf erforderliche Personen beschränkt sein.

4. Welche technischen und organisatorischen Maßnahmen bestehen?

Dazu gehören sowohl technische Sicherheitsmaßnahmen als auch interne organisatorische Vorgaben.

5. Wie lange werden Daten gespeichert?

Aufbewahrungs- und Löschprozesse sollten definiert sein.

6. Werden weitere Dienstleister eingesetzt?

Falls Unterauftragnehmer oder externe technische Dienste eingesetzt werden, sollte dies transparent sein.

7. Wie wird mit Datenschutzvorfällen umgegangen?

Ein seriöser Dienstleister sollte einen klaren Ablauf für mögliche Sicherheitsvorfälle besitzen.

8. Sind die Mitarbeitenden zur Vertraulichkeit verpflichtet?

Gerade im medizinischen Bereich ist diese Frage unverzichtbar.

Weitere Antworten zu Abläufen, Leistungen und Einsatzmöglichkeiten finden Sie in den

häufig gestellten Fragen zum medizinischen Schreibservice
.

Typische Warnsignale bei der Auswahl eines Dienstleisters

Praxen sollten vorsichtig sein, wenn ein Anbieter Datenschutzfragen nur sehr allgemein beantwortet.

Mögliche Warnsignale sind beispielsweise:

• keine klaren Angaben zur Datenübertragung
• kein nachvollziehbares Berechtigungskonzept
• ungeklärte Speicherung von Patientendaten
• Versand sensibler Daten über beliebige Kanäle
• keine Informationen zu Löschfristen
• keine vertraglichen Regelungen
• unklarer Einsatz von Cloud- oder KI-Diensten
• fehlende Ansprechpartner bei Datenschutzfragen

Datenschutz sollte bereits vor dem ersten Diktat geklärt sein

Ein häufiger Fehler besteht darin, erst nach Beginn der Zusammenarbeit über Datenschutzprozesse zu sprechen.

Besser ist die umgekehrte Reihenfolge.

Vor dem ersten realen Patientendatensatz sollten mindestens folgende Punkte abgestimmt sein:

1. Umfang der Dienstleistung
2. Art der übertragenen Daten
3. Übertragungsweg
4. Zugriffsrechte
5. Auftragsverarbeitung
6. Vertraulichkeit
7. Speicher- und Löschfristen
8. Ansprechpartner
9. Vorgehen bei Sicherheitsvorfällen

Ist dieser Rahmen geklärt, kann die eigentliche Zusammenarbeit wesentlich strukturierter beginnen.

So unterstützt Medical Desk Office medizinische Einrichtungen

Medical Desk Office

unterstützt Arztpraxen, Kliniken, MVZ und weitere medizinische Einrichtungen bei der professionellen
Erstellung medizinischer Dokumentationen.

Dazu gehören unter anderem:

• Arztbriefe
• Befundberichte
• Gutachten
• medizinische Diktate
• medizinische Korrespondenz
• weitere individuelle Schreibarbeiten

Gerade bei sensiblen medizinischen Daten sind Vertraulichkeit, klare Abläufe und eine kontrollierte
Datenübertragung wichtige Voraussetzungen für eine professionelle Zusammenarbeit.

Ziel ist es, medizinische Einrichtungen bei zeitintensiven Schreibarbeiten zu entlasten, ohne dass dabei
die Anforderungen an Qualität und Vertraulichkeit aus dem Blick geraten.

Fazit: Datenschutz ist die Grundlage eines professionellen medizinischen Schreibservices

Ein externer Schreibservice kann Arztpraxen, MVZ und Kliniken erheblich entlasten.

Die Auslagerung medizinischer Dokumentation darf jedoch nicht dazu führen, dass sensible Patientendaten
unkontrolliert an Dritte gelangen.

Deshalb sollte Datenschutz von Anfang an Bestandteil der Zusammenarbeit sein.

Ein geeigneter medizinischer Schreibservice zeichnet sich nicht nur durch schnelle Bearbeitungszeiten
und gute medizinische Fachkenntnisse aus. Ebenso wichtig sind transparente Prozesse, geregelte
Zugriffsrechte, sichere Übertragungswege, Vertraulichkeit und klare vertragliche Vereinbarungen.

Praxen sollten sich deshalb vor der Beauftragung nicht scheuen, konkrete Fragen zum Datenschutz zu stellen.

Je klarer die Abläufe definiert sind, desto einfacher lässt sich ein externer Schreibservice anschließend
in den Praxisalltag integrieren.

So entsteht eine Zusammenarbeit, die zwei Ziele miteinander verbindet:
Entlastung des Praxisteams und verantwortungsvoller Umgang mit sensiblen Patientendaten.

Medical Desk Office kennenlernen und Möglichkeiten zur Entlastung Ihrer Einrichtung prüfen.