Arztbriefe schneller fertigstellen: 10 Maßnahmen für Arztpraxen und Kliniken

Die medizinische Dokumentation gehört zu den wichtigsten Bestandteilen einer hochwertigen Patientenversorgung. Arztbriefe, Befundberichte und Entlassungsberichte sorgen dafür, dass alle relevanten Informationen vollständig dokumentiert und an weiterbehandelnde Ärztinnen und Ärzte übermittelt werden können.

Im Praxis- und Klinikalltag bleibt jedoch häufig nur wenig Zeit für diese Aufgaben. Volle Sprechstunden, Personalmangel, organisatorische Tätigkeiten und steigende Dokumentationspflichten führen dazu, dass sich offene Diktate und unfertige Arztbriefe ansammeln. Was zunächst wie ein kleiner Rückstand wirkt, entwickelt sich schnell zu einem erheblichen Dokumentationsstau.

Wie sich ein solcher Rückstand vermeiden lässt, zeigen wir auch in unserem Beitrag „Dokumentationsstau bei Arztbriefen vermeiden“.

Die gute Nachricht: Mit einigen organisatorischen Maßnahmen lassen sich Arbeitsabläufe deutlich verbessern. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen zehn bewährte Möglichkeiten, mit denen Arztpraxen, MVZ und Kliniken ihre Arztbriefe schneller fertigstellen und gleichzeitig die Qualität der Dokumentation sichern können.

Warum entstehen Verzögerungen bei Arztbriefen?

In den meisten Fällen liegt das Problem nicht an einzelnen Mitarbeitenden, sondern an den Abläufen innerhalb der Einrichtung.

Typische Ursachen sind:

• hohe Patientenzahlen
• Personalmangel
• fehlende Vertretungen
• viele Unterbrechungen während der Dokumentation
• unterschiedliche Vorlagen
• fehlende Standardprozesse
• offene Diktate über mehrere Tage
• steigende gesetzliche Anforderungen

Mit der Einführung der elektronischen Patientenakte sind die Anforderungen an eine zeitnahe medizinische Dokumentation weiter gestiegen. Weitere Informationen stellt das Bundesministerium für Gesundheit zur Verfügung.

Je länger ein Arztbrief unbearbeitet bleibt, desto schwieriger wird die spätere Fertigstellung. Informationen müssen erneut recherchiert werden und Rückfragen kosten zusätzliche Zeit.

1. Diktate möglichst sofort erstellen

Je kürzer der Zeitraum zwischen Behandlung und Diktat, desto vollständiger sind die Informationen.

Kurze Diktate direkt nach der Untersuchung sparen häufig mehr Zeit als ausführliche Nacharbeiten mehrere Tage später.

Gesundheitsdaten gehören nach der Datenschutz-Grundverordnung zu den besonders schützenswerten personenbezogenen Daten. Weitere Informationen stellt der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit bereit.

2. Einheitliche Vorlagen verwenden

Standardisierte Vorlagen gehören zu den größten Zeitersparnissen.

Wiederkehrende Inhalte wie:

• Anamnese
• Diagnosen
• Therapie
• Medikation
• Empfehlungen

müssen nicht jedes Mal vollständig neu geschrieben werden.

Dadurch entstehen gleichzeitig einheitliche Dokumente.

Ein professioneller medizinischer Schreibservice ➡️ arbeitet ebenfalls mit individuellen Vorlagen und festen Dokumentationsstandards.

3. Klare Verantwortlichkeiten festlegen

Viele Verzögerungen entstehen dadurch, dass unklar ist,

• wer Diktate schreibt,
• wer Dokumente prüft,
• wer Rückfragen beantwortet,
• wer den Versand übernimmt.

Ein klar definierter Workflow verhindert unnötige Wartezeiten.

4. Offene Diktate täglich bearbeiten

Bereits wenige Tage Verzögerung können dazu führen, dass sich zahlreiche Dokumente ansammeln.

Deshalb sollte es einen festen Zeitpunkt geben, an dem sämtliche offenen Diktate täglich abgearbeitet werden.

So entsteht kein größerer Rückstand.

5. Unterbrechungen vermeiden

Telefonate, Rückfragen und spontane Aufgaben kosten deutlich mehr Zeit als häufig angenommen.

Wer medizinische Dokumente erstellt, sollte möglichst konzentriert arbeiten können.

Bereits kurze ungestörte Arbeitsphasen verbessern häufig die Qualität und Geschwindigkeit.

6. Schreibarbeiten sinnvoll delegieren

Nicht jede medizinische Fachkraft muss sämtliche Schreibarbeiten selbst übernehmen.

Zeitintensive Dokumentationen können an spezialisierte Mitarbeitende oder einen professionellen medizinischen Schreibservice übertragen werden.

Welche Aufgaben sich besonders gut auslagern lassen, erklären wir ausführlich im Beitrag „Medizinische Dokumentation auslagern“.➡️

Dadurch gewinnen Ärztinnen und Ärzte sowie medizinische Fachangestellte mehr Zeit für Patienten und organisatorische Aufgaben.

7. Urlaubsvertretungen rechtzeitig planen

Urlaubszeiten gehören zu den häufigsten Ursachen für Dokumentationsstau.

Bereits vor Beginn der Urlaubsphase sollte festgelegt werden,

• wer welche Aufgaben übernimmt,
• welche Dokumente priorisiert werden,
• welche Unterstützung gegebenenfalls extern erfolgt.

Dadurch entstehen nach der Rückkehr deutlich weniger Rückstände.

Wie Sie Urlaubszeiten optimal vorbereiten, lesen Sie im Beitrag „Urlaubsvertretung im Praxisbüro“.➡️

8. Digitale Prozesse konsequent nutzen

Moderne Praxisverwaltungssysteme, strukturierte Vorlagen und digitale Arbeitsabläufe erleichtern die Dokumentation erheblich.

Informationen zur praktischen Umsetzung der elektronischen Patientenakte finden Arztpraxen auch bei der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV).➡️

Wichtig ist jedoch, dass sämtliche Mitarbeitenden dieselben Prozesse nutzen.

Unterschiedliche Arbeitsweisen führen häufig zu unnötigen Verzögerungen.

9. Regelmäßig Arbeitsabläufe überprüfen

Viele Prozesse entwickeln sich über Jahre.

Nicht jeder Ablauf ist heute noch sinnvoll.

Es lohnt sich, regelmäßig zu prüfen,

• welche Arbeitsschritte entfallen können,
• wo Wartezeiten entstehen,
• welche Tätigkeiten automatisiert oder ausgelagert werden können.

Schon kleine Veränderungen führen oft zu deutlichen Zeitgewinnen.

Auch unser Beitrag „Dokumentationsstau bei Arztbriefen vermeiden“ zeigt, welche organisatorischen Maßnahmen sich besonders bewährt haben. 

10. Medizinische Dokumentation gezielt auslagern

Wenn Arztbriefe regelmäßig liegen bleiben oder Mitarbeitende dauerhaft Überstunden leisten, sollte über einen professionellen medizinischen Schreibservice nachgedacht werden.

Ein externer Schreibservice übernimmt die Verschriftlichung bereits vorgegebener Inhalte nach Ihren individuellen Vorgaben.

Erfahren Sie mehr über den medizinischen Schreibservice von Medical Desk Office und welche Dokumente übernommen werden können.

Die medizinische Prüfung und Freigabe verbleiben selbstverständlich bei der behandelnden Ärztin beziehungsweise dem behandelnden Arzt.

Warum trotz moderner Technologien der Mensch weiterhin eine wichtige Rolle spielt, erläutern wir im Beitrag „KI ersetzt keinen professionellen Schreibservice“.

Dadurch reduziert sich der Dokumentationsaufwand erheblich, ohne die fachliche Verantwortung aus der Hand zu geben.

Welche Vorteile ergeben sich?

Durch strukturierte Abläufe profitieren Praxen und Kliniken mehrfach.

• weniger Dokumentationsstau
• schnellere Arztbriefe
• weniger Überstunden
• zufriedenere Mitarbeitende
• mehr Zeit für Patienten
• planbare Abläufe
• geringerer organisatorischer Aufwand
• bessere Vertretungsmöglichkeiten

Wann lohnt sich ein medizinischer Schreibservice?

Ein externer Schreibservice lohnt sich insbesondere dann, wenn

• regelmäßig offene Diktate entstehen,
• Arztbriefe erst nach Feierabend geschrieben werden,
• Urlaubsvertretungen fehlen,
• Krankheitsausfälle zu Rückständen führen,
• medizinische Fachangestellte überwiegend Schreibarbeiten erledigen,
• die Dokumentation den Praxisalltag zunehmend belastet.

Antworten auf häufige Fragen finden Sie in unserem FAQ zum medizinischen Schreibservice.

Gerade kleinere und mittelgroße Praxen profitieren häufig von einer flexiblen Unterstützung, die sich an den tatsächlichen Bedarf anpassen lässt.

Fazit

Schnell fertiggestellte Arztbriefe sind kein Zufall, sondern das Ergebnis gut organisierter Arbeitsabläufe. Einheitliche Prozesse, klare Verantwortlichkeiten und eine frühzeitige Planung helfen dabei, Rückstände dauerhaft zu vermeiden.

Reichen die internen Kapazitäten dennoch nicht aus, kann ein professioneller medizinischer Schreibservice eine sinnvolle Ergänzung sein. Er entlastet das Praxisteam bei zeitintensiven Schreibarbeiten, während die medizinische Verantwortung vollständig bei der behandelnden Einrichtung verbleibt.

So gewinnen Arztpraxen und Kliniken mehr Zeit für das Wesentliche – die Versorgung ihrer Patientinnen und Patienten.

Lernen Sie außerdem das Team von Medical Desk Office kennen und erfahren Sie mehr über unsere Arbeitsweise.

Arztbriefe ohne Dokumentationsstau

Medical Desk Office unterstützt Arztpraxen, Kliniken, MVZ und Gutachter deutschlandweit bei der Erstellung von Arztbriefen, Befundberichten und medizinischer Korrespondenz.

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